当前位置:首页 > 水利新闻 > 机关动态

厅办公室重点推进全省水利工程档案管理工作

(厅宣传中心 厅办公室)11月6日,全省水利档案管理工作培训班特邀省档案局专家现场授课,讲授“重点建设项目档案工作”“数字档案档案室建设”等内容,这是省水利厅重点推进全省水利工程档案管理工作的系列举措之一。

近年来,针对水利项目大规模投资、水利工程高密度建设的实际情况,省水利厅把水利工程档案作为水利档案工作的重中之重来抓,确立了“建优质工程,交一流档案”的目标,切实做到水利档案收集整编与水利项目建设同步开展,确保工程完工时就能形成一套“真实、完整、准确、系统”的档案资料。 

抓领导重视,落实管理责任。一是要求机关领导重视档案。目前,全省水利部门各级领导对水利工程档案管理工作已形成共识,未规范管理的项目档案不能通过项目验收。省水利厅办公室作为全省水利档案管理部门切实履责,经常到现场检查指导水利工程档案管理工作,并通过建立湖北水利档案群,加强与参建各方档案管理人员的交流,对档案归档整理方面的问题及时答疑解惑。二是要求项目法人重视档案。要求项目法人切实履行对工程档案工作负总责的责任,在认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作的同时加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。三是要求参建各方项目经理重视档案。设计、施工、监理等参建单位需明确本单位的归档责任,切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管、移交工作。四是要求建立档案管理体制。在项目建设前期阶段,督促项目法人建立项目档案管理体制,要求参建各方配备业务素质高、责任心强的专(兼)职档案管理人员,明确档案管理职责和要求,落实档案管理的任务、责任、措施、人员和经费,从各方面为工程档案工作的依法开展提供保障。 

抓建章立制,落实管理标准。一是依据工程建设内容,分类制定全省工程档案管理制度。分别制发了“病险水库除险加固工程档案验收管理办法”、“大型泵站更新改造工程档案管理与验收办法”、“中小河流水文监测系统建设项目档案管理与验收办法”、“灌区续建配套工程档案管理与验收办法”、“河道堤防建设工程档案管理细则”等多项档案管理制度,对工程档案的管理机制、管理措施、归档和移交、档案验收提出明确要求,对每个建设项目明确归档范围、分类方案、保管期限、档号的编制格式等,确保档案的收集、整理规范,符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》,达到内容上完整、准确、系统,形式上字迹清楚、图表整洁、竣工图声像材料标注清楚,图纸签字(章)手续完备的要求。二是项目办结合实际,健全档案管理制度。各项目办依据全省水利工程档案管理办法结合实际再分别制定本工程的档案管理制度,包括工程档案管理办法、本工程档案的分类方案、归档范围和保管期限表、档案立卷和整理办法以及档案的收集、利用、保管等制度,确保各工程档案管理都能做到有章可循,有据可依,规范化管理。 

抓前端控制,落实同步管理。严格实行“三纳入、四同步”,即纳入合同管理、纳入建设管理、纳入验收管理,由原来“工程建设期间抓工程,工程结束以后抓档案”的事后控制变成事前控制,实现工程档案与工程项目建设同布置、同检查、同考核、同验收。确保各个工程项目从水利工程建设前期就进行文件材料的收集和整理工作;在签订有关合同、协议时,对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求;检查水利工程进度与施工质量时,同时检查水利工程档案的收集、整理情况;在进行项目鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时,同时审查、验收工程档案的内容与质量,使所有水利工程档案都能达到真实、准确、完整的要求。 

抓多措推进,落实规范管理。一是开展业务培训。每年组织开展全省水利系统工程档案培训班,邀请湖北省档案局、长江委档案馆的有关领导、专家授课,帮助一线工程档案人员学习和理解档案管理工作的规范和标准,掌握业务技能。同时通过合同条款约束参建单位不得随意更换档案管理人员,促使工程项目档案人员相对稳定,实现学习有载体,实践有抓手,培训有成效。二是注重资源建设。注意重点工程、重大事件、重要会议等专题资料收集,以形成有分量、有深度、有影响、有价值的工程档案。坚持工程纸质档案与电子档案同步收集的原则,将确认归档的电子文件与相对应的纸质文件一并归档,并采取主动收集与被动收集、集中收集与随时收集、现场收集与跟踪收集、提前收集与滞后补充、定点收集与全面收集等方式相结合,显著提高了工程档案资料的归档率、准确率和完整率。三是加强督促检查。厅办公室档案管理人员不定期对各有关工程建管单位档案工作情况开展档案专项检查指导,查领导重视程度、查规章制度落实情况、查同步管理工作、查档案安全状况和档案整理质量,帮助指导制定整改措施,并做到“六个不放过”:材料不齐全不放过、资料不真实不放过、分类不科学不放过、书写不规范不放过、手续不齐备不放过、整理不规范不放过。通过抓点、促面,迅速打开了工作局面,促进了全省水利工程档案管理工作的开展。 

打印收藏关闭我要纠错